Регистърът на изходящите писма е задължителен документ. Правилата за неговото съставяне са установени от Руската поща и са отразени под формата на ф.103. Този документ се изисква при изпращане дори на малка партида писма.
Инструкции
Етап 1
Създайте преамбюл за вашия документ. Тази част от регистъра трябва да съдържа информация за подателя, тоест името на вашата фирма, нейната правна форма в съкратен вид, фамилното име, собственото име и бащиното име на ръководителя на компанията, в която работите. Също така посочете датата на съставяне на документа.
Стъпка 2
Преминете към попълването на основната част на документа, която се състои от таблица. Табличният раздел трябва да съдържа следните колони: запис на сериен номер, на кого, пощенски код, писмо / известие, пощенска марка. Първата колона е лесна за попълване: просто поставете номерирането от край до край на всички записи в таблицата. Последният номер трябва да съответства на броя имейли, които изпращате. Във втората колона ще запишете данните на адресатите на вашето предприятие: имената на юридическите лица или фамилиите, имената и бащините имена на физическите лица. Не забравяйте да попълните третата колона. За да направите това, първо разберете не само адреса на лицето, на което трябва да бъде изпратена кореспонденцията, но и неговия пощенски код. Без да посочва индекса, пощата има право да не приема писмото. В следващата колона посочете типа кореспонденция, която искате да изпратите. Не е необходимо да попълвате последната колона. Това трябва да бъде проверено от служителя на пощата, който приема писма от вас.
Стъпка 3
Проверете коректността на регистъра и го предайте на пощенския служител. Сега той трябва да провери верността на данните, въведени в документа, и да направи съответните маркировки. В допълнение към вашия регистър, вземете документи, изготвени от служителите на пощата, съгласно вътрешните пощенски стандарти. Този документ няма да е излишен за вашето лично отчитане на движението на кореспонденцията. Прикачете разписката към регистъра и я подайте в специална папка, в която се броят изходящите писма.
