Служителите в офиса често трябва да изпращат писма по факс. Случаите могат да бъдат напълно различни, но какво да направите, ако се сблъскате с такъв проблем за първи път и нямате абсолютно никаква представа как да изпратите писмо до факс.
Инструкции
Етап 1
Напишете писмото си в MS Word, като използвате шаблона, който можете да използвате в MS Publisher, за да добавите фирмено лого. Използвайте MS EXEL, ако трябва да съставяте и изпращате електронни таблици по факс. Ако ще изпращате снимки, те трябва да имат разширение.jpgG.
Стъпка 2
Имайте предвид, че размерът на стандартно писмо, което може да бъде изпратено по факс, е страница А4. Необходимият шрифт за писане е с размер поне 10 точки. Поради тази причина е най-добре да съхранявате всичките си мисли на един лист, така че да не се налага да изпращате информация на няколко страници.
Стъпка 3
Посочете цялата информация ясно и кратко. В писмото, което ще изпратите на факс, напишете само това, което ще бъде полезно и интересно за вашия адресат. Ако например ви е изпратена конкретна заявка, отговорете точно на нея, без да се отклонявате от темата и т.н.
Стъпка 4
Не вмъквайте малки картинки или рисунки в букви, те могат да бъдат размити и в резултат на това адресатът ще получи само отрицателно мнение за вас или вашата компания. Не забравяйте да включите вашия адрес, телефон / номер на факс или друга информация за контакт в края на съобщението.
Стъпка 5
Отпечатайте писмото си. Проверете документа за качество на печат, той трябва да е добър, всички букви трябва да са ясни и да не са размазани, за да може получателят да различи текста. Ако откриете някакви недостатъци, коригирайте ги и отпечатайте писмото отново.
Стъпка 6
Отворете тавата за подаване на документи на факса. Обикновено се намира в задната част на машината. Поставете писмото си с лицето надолу. Ако имате няколко листа, проверете дали факс машината ви поддържа групово изпращане, ако не, ще трябва да поставите всеки лист поотделно.
Стъпка 7
Изчакайте звуковия сигнал, машината трябва да вземе хартията. Наберете номера на факса на вашия получател. Изчакайте отговор на другия край на проводника.
Стъпка 8
Представете се и посочете, че искате да изпратите факса. Натиснете бутона "Старт" заедно с адресата (Обикновено те казват: "Старт"). Факсът ще бъде изпратен, ако всички стъпки са изпълнени. Не сменяйте тръбата, докато хартията не премине през машината.
Стъпка 9
Щракнете върху бутона „Контакт“и посочете дали писмото ви е изпратено до адресата (дали факсът е преминал). Ако качеството на дисплея е лошо, опитайте отново всички стъпки.
