Съвременният човек е принуден да има имейл. Без него е невъзможно да се регистрирате в различни интернет проекти, да създавате акаунти в социалните мрежи и да водите пълноценен бизнес живот. Когато има голям поток от информация, трябва да има правила за поддържане на реда.
Опитвали ли сте някога да преброите колко имейла пристигат във входящата ви поща всеки ден? Понякога броят им е повече от сто и това не е ограничението. Съвсем очевидно е защо е трудно да се намерят наистина важни букви в такъв поток от информация. Как можете да подредите нещата в пощата си и да избегнете повторение на този хаос в бъдеще?
Коренът на проблема
Имейлът е класически комуникационен канал, чрез който информацията продължава да се обменя в професионална среда. На нашия имейл получаваме известия, проектна документация, фактури за плащане, контакти на бъдещи бизнес партньори и др. Хаосът в електронната поща създава бъркотия в главата: не можете да събирате мислите си, да помните важни данни, лесно е да забравите нещо, трудно е да намерите нещо …
Оттук и липсата на време и проста раздразнителност. И така, защо да не подредите имейла си веднъж и след това просто да го поддържате през цялото време?! Повярвайте ми, удоволствие е да работя с такава поща!
Подреждане на нещата
Имайте навика да сортирате входящата кореспонденция в категории: работна, лична, развлекателна, интересна и т.н. Можете дори да започнете да сортирате букви по фамилия, ако наистина се налага. Не забравяйте да използвате стандартните етикети на вашата услуга: маркирайте буквите като важни, поставете ги със звездички и други отличителни знаци. Не оставяйте ненужни имейли в общата директория - незабавно ги маркирайте като "спам". Също така не боли да се отпишете от ненужни пощенски съобщения.
Научете се да работите с групи от букви. Просто маркирайте определен брой получени писма със сходни характеристики и ги изпратете в отделна директория, изтрийте ги или ги маркирайте. Това помага за ефективното разрешаване на проблема с объркването при голям поток от входящи имейли.
Когато получите важни имейли, но няма да можете веднага да отговорите, маркирайте ги с най-богатия стандартен етикет: следващия път, когато стартирате пощата, първо ще ги забележите и ще им отговорите. Ако не направите това веднага, значимите писма ще се загубят сред другите и вие ще подведете човека или няма да имате време да направи нещо важно.
Има писма, които изобщо нямат смисъл да се съхраняват. Ако със сигурност знаете, че полученото писмо е явно спам, веднага го изтрийте, без дори да го отваряте. В противен случай ще се натъкнете на него всеки път и ще загубите време за препрочитане на заглавието. В обема на едно писмо ще отделите няколко секунди, но когато са много, загубата на време се оказва доста осезаема.
