Хората бързо свикват с имейлите. По време на вечерта можете да обменяте дузина или повече съобщения, а кореспонденцията с приятели и роднини доста често прилича на устен диалог. Въпреки това, когато съставяте бизнес писма, трябва да следвате правилата на етикета и те са приблизително еднакви за електронната поща и обикновената поща.
Необходимо е
- - компютър с интернет връзка;
- - телефонен указател.
Инструкции
Етап 1
Посочете целта на вашето съобщение. Не е необходимо да го записвате, но трябва ясно да разберете дали искате да постигнете нов договор, да привлечете нови клиенти, да наемете нов служител, да предявите иск или просто да поздравите партньорите за празника.
Стъпка 2
Помислете кой точно трябва да получи писмото ви. Формата му до голяма степен зависи от това. Може би изобщо не е нужно да пишете нищо, но ще е достатъчно да се обадите по телефона, да обсъдите ситуацията на специализиран форум или да разрешите проблема лично.
Стъпка 3
Изберете вида на писмото. За потребителя това може да бъде оферта за продукт или услуга, друга информация от рекламен характер. Можете да проведете анкета. Банките често напомнят на клиентите за дългове или нови условия на кредитиране. Можете да изпратите информация за свободни работни места и известие за работа на човека, когото бихте искали да видите във вашия екип. Някои съобщения трябва да се получават от служителите на фирмата в писмена форма. Това са дисциплинарна информация и предупреждение за намаляване. Партньорите обикновено получават нови предложения, жалби и извинения.
Стъпка 4
Бизнес писмото трябва да съдържа определени подробности, така че е по-добре да разработите формуляри веднага. Попълненият формуляр може да бъде изпратен по имейл като прикачен файл или разпечатан и изпратен по обикновена поща с обикновена или заверена поща. Най-отгоре трябва да е името на вашата компания, или още по-добре - логото. Малко по-долу са датата и номерът и ако е необходимо, след това връзките към мрежовите ресурси (например ако условията на договора или тръжната документация са публикувани на официалния уебсайт). По-добре да запазите колоната за темата на писмото. Направете го смело. Това ще позволи на вашия адресат да навигира бързо в документите, които му се изпращат за подпис всеки ден.
Стъпка 5
Посочете фамилията, собственото име, бащиното име и длъжността на лицето, на което е предназначено писмото. Много фирми имат свои собствени уебсайтове или поне начални страници в Интернет. Вероятно има контакти там. Можете да се обадите на секретаря и да разберете кой от служителите участва в даден проблем. Във фирмата може да има съименници и дори служители, които имат еднакви фамилия и инициали.
Стъпка 6
Започнете писмото си с личен адрес по име и бащино име. Би било уместно да добавите думата „уважаван“към нея, дори ако пишете писмо за дисциплинарно наказание. Във встъпителната част напомнете на адресата за предишния контакт, дори ако беше отдавна. Възможно е този служител да се справя с много проблеми. Необходимо е да му дадете възможност да се ориентира и в същото време да покажете, че цените времето му. Това може да бъде линк към договор, подписан на определена дата, или съобщение, че автобиографията, публикувана на сайта, е прегледана от ръководството. Ако пишете отговор, моля, посочете кое действие е предприел вашият респондент като задействане.
